Mitglieder
Einladen, Rolle ändern, deaktivieren, entfernen.
Die Mitgliederverwaltung ist die Startseite der Einstellungen. In der Seitenleiste heißt der Eintrag „Mitglieder“, der Seitentitel „Einstellungen“.
Nur Inhaber und Admin. Ein Mitglied bekommt beim direkten Aufruf eine Seite „nicht gefunden“.
Die Seite hat vier Blöcke: einen Kontingent-Hinweis, wenn nötig; den Kopf „Arbeitsbereich“ mit Name und Adresse; die Karte „Mitglieder (N)“ mit der Tabelle; und die Karte „Einladungen“.
Name und Adresse
Im Kopf „Arbeitsbereich“ stehen beide als Text. Der Inhaber ändert sie über „Bearbeiten“; im Dialog speichert jedes Feld für sich.
- Name: bis zu 80 Zeichen. Er erscheint in der Seitenleiste und in Einladungen.
- Adresse: die Kurzform aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestrichen, bis
zu 40 Zeichen. Sie erscheint im Platzhalter
{workspace}der Export-Benennung; schon erzeugte Dateien behalten ihren Namen. Eine frühere Adresse bleibt für deinen Arbeitsbereich reserviert: Kein anderer bekommt sie, und du kannst zu ihr zurückwechseln. Ändern lässt sich die Adresse höchstens dreimal am Tag.
Solange eine SSO-Verbindung besteht, auch eine abgeschaltete, bleibt die Adresse fest. Sie steckt in der Anmeldeadresse für das Unternehmenskonto, und diese Adresse ist dann womöglich schon verteilt.
Beide Änderungen stehen im Prüfprotokoll.
Die Tabelle
Spalten: Name, E-Mail, Rolle, Seit. Sortiert wird nach Rolle — Inhaber oben, dann Admins, dann Mitglieder — und innerhalb einer Rolle nach Beitritt, das älteste zuerst.
Deaktivierte Zeilen tragen das Abzeichen „Deaktiviert“ und sind abgeblendet.
Das Aktionsmenü erscheint nur, wenn die Aktion erlaubt ist — nie an der eigenen Mitgliedschaft, und an einem Inhaber nur, wenn du selbst Inhaber bist.
Rolle ändern, deaktivieren, entfernen
Rolle ändern. Das Menü bietet „Rolle: Inhaber“, „Rolle: Admin“ und „Rolle: Mitglied“ an — ohne die aktuelle, und „Rolle: Inhaber“ nur, wenn du selbst Inhaber bist. Für ein deaktiviertes Mitglied wird keine Rolle angeboten; es muss erst reaktiviert werden.
Wird ein Inhaber oder Admin zum Mitglied und verliert dadurch eingeschränkte Projekte aus dem Blick, fragt die Seite vorher nach und nennt die Projekte, die er danach nicht mehr sieht. Ohne solche Projekte ändert sich die Rolle ohne Rückfrage.
Deaktivieren und Reaktivieren sind derselbe Eintrag, dessen Beschriftung mit dem Zustand wechselt. Deaktivieren setzt die Zugriffe auf eingeschränkte Projekte und die Mitgliedschaft in Gruppen aus; Reaktivieren stellt beides wieder her.
Entfernen fragt immer nach. Der Dialog „Mitglied entfernen“ nennt die Folgen:
Name wird dauerhaft aus dem Arbeitsbereich entfernt. Eine Rückkehr ist nur über eine neue Einladung möglich. Hochgeladene Assets bleiben im Arbeitsbereich. Zugriffe auf eingeschränkte Projekte und Gruppenmitgliedschaften entfallen.
Nach der Aktion meldet die Seite „Mitglied reaktiviert.“, „Mitglied deaktiviert.“, „Mitglied entfernt.“ oder „Rolle geändert zu …“, und die Tabelle zeigt den neuen Stand sofort.
Die Änderung wirkt beim nächsten Aufruf. Wer keine aktive Mitgliedschaft mehr hat, landet auf einer Seite „Kein Zugang“.
Einladen
Adresse eintragen, Rolle wählen, „Einladen“. Angeboten werden nur „Mitglied“ und „Admin“ — die Inhaber-Rolle ist über eine Einladung nicht vergebbar. Die Adresse wird auf Kleinschreibung normalisiert, die Einladung gilt sieben Tage.
Eine E-Mail geht nur an Adressen ohne bestehendes Konto. Hat die Adresse schon eines — in irgendeinem Arbeitsbereich —, wird keine verschickt. Die Person sieht die Einladung dann nach der Anmeldung in verstag und nimmt sie dort mit „Annehmen“ an. Das geht nur mit bestätigter E-Mail-Adresse.
Nutzt der Arbeitsbereich die Unternehmens-Anmeldung, nennt das Formular die Domains, deren Adressen über das Unternehmenskonto beitreten. Bei erzwungenem SSO lassen sich andere Adressen nicht einladen — siehe Einladungen unter SSO.
Eine deaktivierte Person erneut einladen reaktiviert ihre Mitgliedschaft. Sie bekommt ihre bisherige Rolle zurück, dazu ihre früheren Zugriffe auf eingeschränkte Projekte und ihre Gruppen. Die Rolle aus der Einladung zählt dann nicht. Über das Unternehmenskonto gilt das nicht, und bei erzwungenem SSO gibt es keinen anderen Weg: Dort reaktivierst du die Person in der Tabelle.
Wer deaktiviert oder entfernt wird, verliert seine offenen Einladungen in diesen Arbeitsbereich. Zurück kommt die Person nur über eine neue Einladung.
Den Einladungslink gibt es nur in der E-Mail. verstag zeigt ihn nirgends an und speichert ihn nur unkenntlich, damit niemand außer der eingeladenen Person ihn einlösen kann. Kommt keine Mail an, schickst du mit „Erneut senden“ eine neue.
Wer sehr schnell hintereinander einlädt, wird kurz ausgebremst: „Zu viele Versuche in kurzer Zeit. Bitte einen Moment warten und es erneut versuchen.“
Offene Einladungen
Darunter stehen sie als Liste, je mit Rolle und Ablaufdatum, „Erneut senden“ und einem zweistufigen „Widerrufen“. Gezeigt werden nur Einladungen, die offen und noch nicht abgelaufen sind — abgelaufene verschwinden von selbst.
„Erneut senden“ verschickt eine neue E-Mail mit einem neuen Link und lässt die Einladung wieder sieben Tage gelten. Der Link aus früheren Mails gilt danach nicht mehr.
Erstellen, erneutes Senden und Widerrufen stehen im Prüfprotokoll.
Wenn kein Sitzplatz frei ist
Dann erscheint das Einladungsformular nicht. An seiner Stelle steht ein Hinweiskasten in einer von zwei Fassungen:
- Mehr als ein aktives Mitglied: „Alle gebuchten Sitzplätze sind belegt.“ mit beiden Auswegen — jemanden deaktivieren oder das Kontingent erweitern.
- Genau ein aktives Mitglied: nur der Weg über das Kontingent.
Wird ein Platz zwischen Seitenaufbau und Absenden belegt, scheitert die Einladung noch beim Absenden. Die Absage erscheint dann als Karte mit den Zahlen.
Wenn eine Aktion abgewiesen wird
Diese Sätze erreichen dich als Meldung:
Der letzte aktive Inhaber ist geschützt (nicht degradieren, deaktivieren oder entfernen).
Du kannst deine eigene Mitgliedschaft nicht ändern.
Die Rolle eines deaktivierten Mitglieds kann nicht geändert werden — bitte zuerst reaktivieren.
Nur ein Inhaber darf einen Inhaber oder die Inhaber-Rolle verwalten.
Keine Berechtigung für die Mitgliederverwaltung.
Der Schutz des letzten aktiven Inhabers meint drei Wege zugleich: Degradieren, Deaktivieren und Entfernen prüfen jeweils, ob danach noch ein aktiver Inhaber übrig bliebe.
Eine Rollenänderung auf die bereits gesetzte Rolle ändert nichts und meldet keinen Fehler.